Ventas y cotizaciones
La sección Ventas es el corazón comercial de JetDesk: aquí llevas cada oportunidad desde que es una simple cotización hasta que se convierte en una venta cerrada con su expediente completo. Su subtítulo lo resume: "Pipeline de cotizaciones y viajes vendidos."
En esta guía verás cómo moverte por el pipeline, armar una propuesta para tu cliente, registrar la venta y darle seguimiento a los pagos.
Dos palabras que conviene no confundir
- Cotización: una oportunidad en curso. Vive en el pipeline y va pasando por etapas (de "Nuevo" a "Vendido" o "Perdido").
- Venta: una cotización que ya cerraste. Se convierte en un expediente con toda su información financiera, pagos e itinerario.
El puente entre ambas es la acción "Marcar vendido".
El pipeline: tus viajes en curso
Al entrar a Ventas caes en la pestaña "Mis Viajes", que es tu pipeline. Arriba encontrarás otras pestañas:
- Mis Viajes — el pipeline de cotizaciones (donde estás por defecto).
- Mis Ventas — las ventas ya cerradas.
- Próximos a salir — viajes con salida cercana.
- Itinerarios.
Si eres administrador puedes filtrar por agente. Solo el superadmin ve además la Papelera. Si eres asesora, verás únicamente tus propios viajes.
El pipeline se puede ver de dos formas, con el selector "Kanban" / "Lista":
Vista Kanban
Cada cotización es una tarjeta y cada columna es una etapa:
Nuevo → Cotizando → Propuesta enviada → Aceptado → Vendido (y, aparte, Perdido).
Para avanzar una cotización, arrástrala a la siguiente columna. Dos movimientos son especiales y no cambian la etapa sin más, sino que abren un cuadro para confirmar los datos:
- Arrastrar a "Vendido" abre el registro de la venta (ver más abajo).
- Arrastrar a "Perdido" te pide el motivo de la pérdida (obligatorio): Precio, Eligió otra agencia, Cambio de planes, Pospuso el viaje, Sin respuesta, Reservó por su cuenta u Otro.
Lo que te dice cada tarjeta
Las tarjetas te avisan de un vistazo dónde poner atención. Pruébalo tú en el tablero de abajo — son las tarjetas reales del CRM con datos de ejemplo:
- "Aceptada por el cliente" (verde): el cliente ya aceptó tu propuesta web.
- La próxima acción programada; si la fecha ya pasó, se pinta en rojo. Si no hay ninguna, verás "Sin próxima acción".
- Alertas de inactividad como "{n} d sin actividad" o "{n} d en etapa" para que ninguna oportunidad se enfríe.
- Una etiqueta "Demo" si es una cotización de prueba.
Acciones de cada tarjeta
Con el menú ⋯ de la tarjeta (ábrelo en el demo de arriba) puedes Editar, abrir la Propuesta, mover la cotización a otra etapa, marcarla como demo, o Archivar.
Archivar no es eliminar. Archivar saca la cotización del pipeline pero no borra nada: "Saldrá del pipeline; no se borra nada." Es reversible.
Crear cotizaciones y registrar ventas
En el encabezado de Ventas tienes tres botones:
- "Mis solicitudes de pago" — te lleva a tu bandeja de pagos (ver el final de esta guía).
- "Nuevo viaje" — crea una cotización nueva en el pipeline.
- "Registrar venta" — registra una venta que no pasó por el pipeline.
Hay, entonces, dos caminos para registrar una venta:
- Desde el pipeline: arrastras la cotización a "Vendido" (o usas "Marcar vendido" desde la tarjeta). Se abre "¿Marcar como vendido?", que es una revisión de la cotización: los destinos y servicios ya vienen prellenados; tú confirmas y completas los datos que falten.
- Venta directa: con "Registrar venta". Es para ventas que no pasaron por el pipeline: "Captura cliente, viaje y servicios en un solo paso." Aquí sí capturas todo desde cero y necesitas al menos un servicio.
En ambos casos capturas la fecha de cierre (el día en que se confirmó la venta con el cliente), el IATA, los servicios y, si aplica, las comisiones.
El tipo de cambio: el punto que más confunde
Cuando trabajas en una divisa distinta al peso, JetDesk maneja tres tipos de cambio independientes. Vale la pena tenerlos claros porque explican por qué a veces dos pantallas muestran cifras distintas — y es a propósito:
- Tipo de cambio de la venta: el que capturas al registrar la venta, con la etiqueta "Tipo de cambio (a MXN)". Puede ser Automático (lo trae una fuente; verás un sello como "TC Banco", "Automático" o "Día anterior") o Manual (lo escribes tú). Este tipo de cambio se congela al momento de la venta y solo se puede reeditar después desde Contabilidad.
- Tipo de cambio del servicio: cada servicio en divisa lleva el suyo. Si le falta, no podrás cerrar la venta hasta capturarlo: "Falta tipo de cambio en {proveedor}. Captúralo en el servicio o pide al admin registrar el TC del día en el inicio."
- Tipo de cambio del día del pago: lo captura Contabilidad al completar un pago a proveedor fondeado desde la caja. Sirve para descontar del saldo de la caja y es distinto del tipo de cambio con que registraste la venta.
Si "los números no cuadran" entre dos pantallas, casi siempre es porque una usa el tipo de cambio del día del pago y otra el de la venta. No es un error: son dos criterios vivos a propósito.
Si registras una venta en modo Automático y la fuente falla, verás "No se pudo obtener el tipo de cambio. Cámbialo a Manual para continuar." y no podrás guardar hasta resolverlo.
La propuesta web (Cotización avanzada)
Si tu agencia tiene habilitada la Cotización avanzada, cada cotización puede tener una propuesta web pública: una página de lujo que tu cliente ve desde su celular y que puede aceptar en línea.
Abre la propuesta con "Propuesta" desde la tarjeta (te lleva al editor). Ahí armas:
- La portada (título, subtítulo, imagen principal, "Diseñado por").
- "El viaje", un resumen para el cliente.
- "Opciones de la propuesta": una o varias alternativas (puedes usar "Nueva opción" o "Duplicar"), cada una con su imagen y precio.
- "El recorrido — días y hospedajes": los bloques del itinerario.
- Secciones de "Lo que incluye su viaje", "Para cerrar su reservación", "Políticas" y la contraportada de contacto.
El precio se calcula solo a partir de los servicios de la ficha interna de cada opción. Así, el precio que ve el cliente y el que quedará registrado en la venta nunca se desalinean.
Publicar y enviar
Con "Publicar y generar link" obtienes la URL pública. Luego puedes Copiar el enlace, abrir la Vista previa o usar "Enviar" para mandárselo al cliente por WhatsApp (si tiene número registrado).
En el menú de opciones puedes definir la caducidad del link (Sin caducidad, 30, 90, 180 días o personalizada), regenerarlo o despublicar la propuesta. Además verás si el cliente ya la abrió: "Vista por el cliente · {n} aperturas" o "El cliente aún no la ha abierto".
Cuando el cliente acepta
El cliente elige su opción y pulsa "Aceptar esta propuesta"; captura su nombre, teléfono y correo, y confirma. A partir de ahí:
- La cotización se marca como "Aceptada por el cliente".
- La propuesta queda bloqueada (solo lectura) como comprobante de lo que se aceptó: "La propuesta quedó bloqueada como comprobante de lo aceptado."
- Cuando la marques como vendida, el registro de la venta sale prellenado con los servicios y el precio aceptados; solo completas comisiones y datos de reserva.
El expediente de la venta
Una vez cerrada, la venta se abre como un expediente (en Mis Ventas). En la cabecera ves el folio, el estado (Próximo, En curso o Completado según las fechas), el monto y su equivalente en pesos.
El expediente se organiza en pestañas:
- Resumen — cliente, viaje, pasajeros y el resumen financiero (monto, equivalente en MXN, tipo de cambio y comisiones).
- Servicios — el detalle de lo contratado.
- Itinerario y Documentos.
- Pagos — las solicitudes de pago del viaje (crear y dar seguimiento).
- Caja — la caja del expediente: anticipos del cliente − pagos al proveedor = neto, con el saldo disponible. Puedes cerrarla y reabrirla.
- Preparación — una lista de verificación (checklist) con semáforo para que el viaje salga sin cabos sueltos. No modifica datos, solo te guía.
- Historial — el registro de cambios del expediente.
La pestaña Caja solo la ven el administrador y el asesor dueño del viaje.
Solicitudes de pago
Los pagos no los procesas tú: los solicitas a Contabilidad. Tu bandeja está en "Mis solicitudes de pago" — "Depósitos a proveedores y links de pago que pediste a contabilidad."
Con "Nueva solicitud" abres el formulario "Solicitar pago a contabilidad". Ahí eliges:
- La venta (obligatoria) y, opcionalmente, un servicio concreto o el "Total del viaje".
- El tipo de pago:
- Depósito a proveedor.
- Link de pago a cliente.
- Tarjeta de la agencia.
- Cómo pagó el cliente (con tarjeta, depósito directo, efectivo o anticipo a caja) y qué es el pago (Pago total, Abono parcial, Mensualidad (MSI) o Liquidación (último pago)).
Solo el Pago total y la Liquidación saldan por completo el servicio. Si es un abono o una mensualidad, verás la etiqueta "No liquida el servicio".
Al elegir un servicio, el proveedor y su cuenta de depósito se heredan de ese servicio; si la cuenta viene de un pago anterior, JetDesk te pide "Verifica esta cuenta.". Según el tipo de pago, tendrás que adjuntar factura, recibo o comprobante.
Cada solicitud puede estar Pendiente, En proceso, Completada o Rechazada. Puedes editarla mientras siga pendiente o en proceso. Contabilidad la procesa y, cuando termina, verás el estado y (si era un link) los links de pago listos para copiar o enviar por WhatsApp.
¿Buscabas otra cosa? Vuelve a todas las guías o pasa a Contabilidad para el otro lado del flujo de pagos.